Que faire lorsqu'une facture reste impayée en Suisse ?
Lorsqu'une facture dépasse son échéance, vérifiez d'abord qu'elle est correcte, qu'elle a été reçue et qu'aucun paiement n'est en cours de rapprochement. Contactez ensuite le client avec un rappel précis, proposez si nécessaire un arrangement écrit et conservez toutes les preuves. Si la dette reste exigible et incontestée, une réquisition de poursuite peut être adressée à l'office compétent.
En bref : ne lancez pas automatiquement une procédure. Contrôlez la facture, l'échéance, les coordonnées bancaires et le relevé. Envoyez un rappel qui reprend le numéro, le montant, la date et un nouveau délai. Si le client conteste, traitez le fond. S'il ne paie pas, rassemblez contrat, devis, facture et échanges avant d'envisager la poursuite.
Que vérifier avant d'envoyer un rappel ?
- La facture correspond au devis, à la commande ou au contrat accepté
- La prestation a été livrée et peut être prouvée
- L'échéance est réellement dépassée
- L'e-mail et l'adresse du client sont corrects
- L'IBAN, le QR-IBAN et la référence sont valides
- Le paiement n'apparaît pas déjà sur le relevé avec une référence différente
- Aucun avoir, rabais ou litige n'a été oublié
Un rapprochement régulier des paiements évite d'envoyer un rappel à un client qui a déjà payé.
Combien de rappels faut-il envoyer avant une poursuite ?
Le Portail PME de la Confédération indique que l'envoi d'un rappel n'est pas obligatoire, mais qu'il est vivement conseillé. Il n'existe donc pas une règle générale imposant exactement trois rappels avant d'agir.
Dans la pratique, une progression courte et documentée protège la relation commerciale tout en montrant que vous suivez l'échéance.
| Étape | Ton | Contenu |
|---|---|---|
| Premier contact | Factuel et courtois | Vérifier la réception et rappeler l'échéance |
| Rappel formel | Clair et ferme | Montant dû, référence, nouveau délai et moyen de paiement |
| Dernière mise en demeure éventuelle | Précis | Délai final et suite envisagée, sans menace disproportionnée |
Que mettre dans un rappel de facture ?
Objet : Rappel pour la facture FAC-2026-0042
Bonjour,
Selon notre suivi, la facture FAC-2026-0042 du 10 juin 2026, d'un montant de CHF 1'080.00 et échue le 10 juillet 2026, reste ouverte. Vous trouverez le PDF en pièce jointe. Merci d'effectuer le paiement d'ici au 20 juillet 2026 ou de nous signaler toute erreur ou paiement déjà transmis.
Avec nos meilleures salutations.
Adaptez toujours le message à la relation et à la situation réelle. N'ajoutez pas automatiquement des frais ou intérêts sans vérifier leur base contractuelle et légale.
Que faire si le client conteste la facture ?
Séparez un retard administratif d'un désaccord réel. Demandez au client d'indiquer précisément la ligne, la quantité, la qualité ou la condition contestée. Comparez sa réponse au devis accepté, aux bons de livraison et aux échanges. Corrigez par un avoir et une nouvelle facture si l'erreur vient de vous.
- Accuser réception de la contestation
- Geler les relances automatiques agressives pendant l'analyse
- Rassembler les preuves de prestation et d'acceptation
- Proposer une solution écrite et chiffrée
- Conserver l'accord final et les documents corrigés
Comment formaliser un paiement échelonné ?
Un arrangement doit préciser le solde reconnu, les dates et montants des versements, les coordonnées de paiement et les conséquences d'un nouvel impayé. Enregistrez chaque paiement partiel sans marquer la facture comme totalement payée avant l'encaissement du solde.
Comment lancer une poursuite en Suisse ?
Si la créance est exigible et reste impayée, le créancier peut adresser une réquisition de poursuite à l'office du domicile du débiteur ou du siège de la société. Selon le Portail PME, le formulaire demande notamment l'identité et l'adresse des parties, le montant exact en francs suisses, le titre ou la cause de la créance et les coordonnées de paiement.
- Identifiez l'office compétent. Il dépend en principe du domicile ou du siège du débiteur.
- Préparez la réquisition. Reprenez les coordonnées et le montant exact.
- Indiquez la cause. Mentionnez la facture, le contrat ou la prestation.
- Conservez les justificatifs. Ils deviennent importants en cas d'opposition.
- Anticipez les frais. Le créancier avance les frais de la procédure.
Le débiteur peut faire opposition au commandement de payer. La suite devient alors une question juridique et probatoire ; demandez conseil avant d'engager des coûts supplémentaires.
Ce guide n'est pas un conseil juridique. Les délais, intérêts, frais et démarches dépendent du contrat et du dossier. Pour une créance importante ou contestée, consultez un professionnel.
Comment réduire les impayés futurs ?
- Faire accepter un devis précis avant le travail
- Facturer sans retard avec une échéance visible
- Utiliser une QR-facture et une référence de paiement
- Demander un acompte lorsque le risque ou les achats initiaux le justifient
- Suivre les paiements partiels et les échéances dans un seul outil
- Contacter rapidement le client au lieu d'attendre plusieurs mois
Source officielle
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